Come gestire senza stress l’iscrizione alle attività a posti limitati nel tuo evento (“Session booking”)

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Le attività ad iscrizione libera nell’ambito degli eventi (workshop, attività leisure, incontri 1:1, ecc.) sono reputate tra gli strumenti più importanti nel repertorio dell’event manager. Frequentemente risultano essere le esperienze principali che gli invitati associano ad un evento, e che si tendono a memorizzare di più nel lungo periodo. Con un po di creatività e di cura per i dettagli possono diventare lo strumento più apprezzato ed efficace del progetto.

Un evento che offre l’opportunità agli invitati di scegliere tra workshop, corsi di approfondimento, attività di team building, sportive o di tipo turistico per scoprire le attrazioni locali incrementa notevolmente il coinvolgimento degli invitati e li incentiva fortemente a socializzare e stringere legami con i propri colleghi.

L’implementazione ed il coordinamento di queste attività possono però presentare diverse problematiche per gli organizzatori. Tradizionalmente la comunicazione con i partecipanti e la promozione delle stesse venivano gestite manualmente, con un persistente (e a volte estenuante) lavoro di aggiornamento del database e relativi solleciti su informazioni o scadenze.

Per diminuire l’impatto degli svantaggi in termini di tempo e risorse, Digivents introduce la funzionalità “Session Booking” – uno strumento che riduce le distanze tra organizzatore e partecipante permettendo l’iscrizione alle attività direttamente via smartphone attraverso l’app dell’evento.

Ecco i vantaggi offerti da questo strumento:

  1. Iscrizione a sessioni semplice ed istantanea dal dispositivo mobile

Gli utenti possono comodamente usare l’applicazione per prenotare un workshop o altre attività, sapendo subito se la prenotazione è andata a buon fine o se la disponibilità si è nel frattempo esaurita. Inoltre essi avranno subito accesso alla loro agenda personalizzata, dove saranno visualizzabili in ordine cronologico le sessioni alle quali si sono registrati.

  1. Integrazione con le tecnologie di check-in/accredito

Nel caso in cui sia previsto,si può anche permettere ai partecipanti di effettuare il check-in all’ingresso delle sessioni scelte utilizzando le tecnologie Beacon e codici QR , grazie alle quali il tempo passato in coda per effettuare l’accredito diminuisce sensibilmente (scopri come CISCO ha implementato il Beacon check-in Digivents).

  1. Supporto nel project management

Viene offerto agli organizzatori un metodo concreto ed istantaneo di prevedere, rilevare ed analizzare gli interessi e flussi dei loro partecipanti. Ciò permette agli event manager di ottenere tutte le altre informazioni fondamentali di tipo logistico ed organizzativo che ne derivano – spazio disponibile, posti a sedere, mobili e apparecchiature, strumentazione Audio/Video, stampa documentazione e badge, ordinazione di gadget e servizi vari quali banda WiFi, catering e risorse umane/staff.

  1. Monitoraggio delle iscrizioni

Gli organizzatori possono tenere traccia delle prenotazioni degli utenti in tempo reale e mandare avvisi push personalizzati relativi all’evento solo a chi si è effettivamente iscritto (ad esempio una comunicazione riguardo un cambio di orario o location indirizzata solo ai partecipanti interessati). Si elimina la necessità di ricercare manualmente le email in database/CRM per l’invio di comunicazioni eccezionali.

 

Inoltre è possibile creare chat di gruppo che includano solo gli iscritti ad un determinato evento così come è possibile mettere a disposizione dei partecipanti – e di nessun altro – documenti ed altro materiale relativo all’evento specifico.

Questa nuova funzionalità dell’app di Digivents è già disponibile come opzione nelle versioni per iOS, Android e web: si tratta inoltre di una funzionalità che può essere aggiunta anche alle app già sviluppate.