Come ottimizzare la fase di registrazione ad un evento

registrazione ad un evento

La fase di registrazione è probabilmente uno dei momenti più delicati di un evento. Ciò dipende da diversi fattori, primo tra tutti il rischio di creare disguidi: prenotazioni duplicate, incongruenze sulle prenotazioni alberghiere, probabili sovraffollamenti all’ingresso (soprattutto in caso di grandi eventi multisala o multi giornata).

Va da sé che la gestione manuale del processo di registrazione risulta essere piuttosto complessa, oltre che palesemente anacronistica, soprattutto alla luce dei tanti strumenti che abbiamo a disposizione oggigiorno.

Massimizzare inoltre il tasso di conversione dal primo contatto al partecipante acquisito e presente in sala è un indicatore chiave di prestazione (KPI), fondamentale affinché l’evento abbia successo.

Come ottenere un risultato soddisfacente in tal senso? Innanzitutto non concentrandosi solo sulla registrazione in senso stretto, ma agendo sulle fasi immediatamente precedenti e successive, che possono migliorare o peggiorare esponenzialmente l’esperienza degli iscritti e partecipanti.

Quali caratteristiche deve avere una buona piattaforma di registrazione eventi

Tanto per cominciare diamo per assodato che la registrazione debba avvenire online, in maniera completamente digitalizzata: in questo modo è possibile ottimizzare il numero di risorse da dedicare ad essa ed avere costantemente traccia di stato di avanzamento del processo collegato ad ogni singolo utente. 

Inoltre, come dicevamo poc’anzi, bisogna intendere la registrazione all’evento come un processo che inizia con l’invio di email e comunicazioni e si conclude positivamente al momento del check-in. Se vista in quest’ottica possiamo fare una distinzione importante.

  • Prima che la registrazione avvenga è possibile intercettare e stimolare l’interesse di potenziali partecipanti offrendo un’esperienza estremamente personalizzata.
  • Durante la registrazione è invece importante offrire un’esperienza semplice e intuitiva, che non generi dubbi o blocchi nell’utente.

Vediamo ora alcune tra le caratteristiche offerte da Digivents per ottimizzare l’intero processo.

Creazione di liste invitati

Le liste possono essere configurate a proprio piacimento, in funzione delle caratteristiche e delle necessità del singolo evento. Ad esempio è possibile avere una lista singola o multipla, associare gli invitati ad una particolare sala o area, creare liste differenti per ogni speech o relatore, distinguere gli utenti per dipartimenti aziendali (es.: management, sales, press) e così via.

Email personalizzate

Le email possono essere create ad hoc per ogni partecipante, personalizzando:

  • Grafica
  • Testi
  • Contenuti
  • Dati del singolo utente

Utilizzando una sola email, inoltre, si possono condividere con gli utenti tutte le loro informazioni personali (es.: biglietti aerei, badge o al QR Code (se previsto).

Esempi di mail che possono essere configurate sono:

  • Event memo/save the date
  • Link al form di registrazione
  • Invio conferma di registrazione
  • Invio QR Code
  • Invio degli operativi viaggio (travel & accommodation)
  • Invio istruzioni per il download dell’app
  • Invio comunicazioni ad hoc
  • Invio Mail di follow-up
  • Invio documenti (es. ppt, foto ufficiali)

Form di registrazione all’evento

Anche il form di registrazione può essere creato su misura e personalizzato in base alle necessità dell’azienda, sia nella sua configurazione grafica sia per quel che concerne i campi da completare.

Alcuni esempi di dati acquisibili, oltre a quelli anagrafici, sono:

  • partecipazione dell’utente ad attività a posti limitati (es.: workshop, attività leisure, ecc.)
  • selezione della modalità di trasporto (aerei, treni)
  • selezione degli alberghi
  • eventuali preferenze di dieta

Possono inoltre essere configurate regole condizionali (es.: mostra l’elenco degli aeroporti solo se ho selezionato l’uso dell’aereo). 

Pagamento

La conferma della registrazione può anche generare la richiesta di un pagamento negli eventi che lo prevedono. E’ possibile:

  • configurare i prodotti vendibili
  • definire il pricing degli stessi
  • acquisire il pagamento con bonifico, Paypal o configurare uno specifico gateway di pagamento

Disponibilità dei dati e gestione del backend

Una piattaforma che possa definirsi evoluta deve consentire agli organizzatori di avere costantemente sotto controllo la situazione. Dal backend deve essere infatti possibile gestire tutti i dati relativi ai partecipanti registrati, compresi quelli che non riguardano direttamente l’evento ma influiscono in maniera indiretta sull’esperienza di fruizione dello stesso. Parliamo ad esempio della gestione di: titoli di viaggio, accomodation, operativi viaggio, rooming list, accrediti ecc. 

La registrazione online ad un evento è quindi davvero complessa, pure nella sua semplicità concettuale. Le procedure e le tipologie di operazioni da porre in essere sono davvero tante, e aumentano proporzionalmente alla dimensione dell’evento, sia in termini di sale/relatori/giorni che di partecipanti.
Per questo scegliere una soluzione semplice da usare ma affidabile e strutturata consente di ottenere innumerevoli benefici per quel che concerne il risparmio di risorse e l’offerta di un servizio davvero eccellente.