Virtual events by Digivents #AgainstCovid19

Virtual events
In questo momento di grandi incertezze ciò che è sicuro è che da questa esperienza ne usciremo tutti cambiati. Anche il nostro modo di lavorare, di incontrarci e di fare eventi sarà differente. In Digivents ne siamo convinti ed è per questo motivo che abbiamo deciso di integrare nella nostra piattaforma una nuova funzionalità che permette la gestione degli eventi da remoto (eventi virtuali) mantenendo tutti i vantaggi delle attuali funzioni di segreteria organizzativa.

Potrai quindi:

– organizzare webinar o web meeting integrando senza sforzo in Digivents la tua piattaforma preferita di teleconferenza (Es: Zoom, Google Meets, Teams, Webex, etc…)

– gestire la segreteria organizzativa esattamente come in un evento “reale”, preparando form di registrazione personalizzati, inviando mail (save the date, inviti, conferme di registrazione e reminder) e ”tracciando” tutte le persone che si collegano alla web conference automaticamente (check-in)

– interagire con i tuoi invitati, durante l’evento virtuale, utilizzando i tools di Q&A, Surveys, Polls. I risultati saranno come sempre disponibili in tempo reale e perciò potranno essere spunto di riflessione e approfondimento con i tuoi invitati

– arricchire, ove necessario, l’esperienza d’uso degli utenti con una app personalizzata per l’evento

“Facciamo eventi a distanza oggi per stringerci la mano domani.” 

 

5 Step per organizzare il tuo evento virtuale con Digivents:

  1. Crea un form di registrazione personalizzato
  2. Monitora le registrazioni e invia comunicazioni agli invitati fino al giorno del meeting includendo il link di collegamento alla conference/webinar
  3. Effettua (automaticamente) il check-in ai partecipanti in tempo reale non appena si collegano
  4. Interagisci con gli invitati utilizzando Q&A, Surveys, Polls durante l’evento
  5. Condividi/Esporta e analizza tutti i dati raccolti pre, durante e post-evento.

Come ottimizzare la fase di registrazione ad un evento

registrazione ad un evento

La fase di registrazione è probabilmente uno dei momenti più delicati di un evento. Ciò dipende da diversi fattori, primo tra tutti il rischio di creare disguidi: prenotazioni duplicate, incongruenze sulle prenotazioni alberghiere, probabili sovraffollamenti all’ingresso (soprattutto in caso di grandi eventi multisala o multi giornata).

Va da sé che la gestione manuale del processo di registrazione risulta essere piuttosto complessa, oltre che palesemente anacronistica, soprattutto alla luce dei tanti strumenti che abbiamo a disposizione oggigiorno.

Massimizzare inoltre il tasso di conversione dal primo contatto al partecipante acquisito e presente in sala è un indicatore chiave di prestazione (KPI), fondamentale affinché l’evento abbia successo.

Come ottenere un risultato soddisfacente in tal senso? Innanzitutto non concentrandosi solo sulla registrazione in senso stretto, ma agendo sulle fasi immediatamente precedenti e successive, che possono migliorare o peggiorare esponenzialmente l’esperienza degli iscritti e partecipanti.

Quali caratteristiche deve avere una buona piattaforma di registrazione eventi

Tanto per cominciare diamo per assodato che la registrazione debba avvenire online, in maniera completamente digitalizzata: in questo modo è possibile ottimizzare il numero di risorse da dedicare ad essa ed avere costantemente traccia di stato di avanzamento del processo collegato ad ogni singolo utente. 

Inoltre, come dicevamo poc’anzi, bisogna intendere la registrazione all’evento come un processo che inizia con l’invio di email e comunicazioni e si conclude positivamente al momento del check-in. Se vista in quest’ottica possiamo fare una distinzione importante.

  • Prima che la registrazione avvenga è possibile intercettare e stimolare l’interesse di potenziali partecipanti offrendo un’esperienza estremamente personalizzata.
  • Durante la registrazione è invece importante offrire un’esperienza semplice e intuitiva, che non generi dubbi o blocchi nell’utente.

Vediamo ora alcune tra le caratteristiche offerte da Digivents per ottimizzare l’intero processo.

Creazione di liste invitati

Le liste possono essere configurate a proprio piacimento, in funzione delle caratteristiche e delle necessità del singolo evento. Ad esempio è possibile avere una lista singola o multipla, associare gli invitati ad una particolare sala o area, creare liste differenti per ogni speech o relatore, distinguere gli utenti per dipartimenti aziendali (es.: management, sales, press) e così via.

Email personalizzate

Le email possono essere create ad hoc per ogni partecipante, personalizzando:

  • Grafica
  • Testi
  • Contenuti
  • Dati del singolo utente

Utilizzando una sola email, inoltre, si possono condividere con gli utenti tutte le loro informazioni personali (es.: biglietti aerei, badge o al QR Code (se previsto).

Esempi di mail che possono essere configurate sono:

  • Event memo/save the date
  • Link al form di registrazione
  • Invio conferma di registrazione
  • Invio QR Code
  • Invio degli operativi viaggio (travel & accommodation)
  • Invio istruzioni per il download dell’app
  • Invio comunicazioni ad hoc
  • Invio Mail di follow-up
  • Invio documenti (es. ppt, foto ufficiali)

Form di registrazione all’evento

Anche il form di registrazione può essere creato su misura e personalizzato in base alle necessità dell’azienda, sia nella sua configurazione grafica sia per quel che concerne i campi da completare.

Alcuni esempi di dati acquisibili, oltre a quelli anagrafici, sono:

  • partecipazione dell’utente ad attività a posti limitati (es.: workshop, attività leisure, ecc.)
  • selezione della modalità di trasporto (aerei, treni)
  • selezione degli alberghi
  • eventuali preferenze di dieta

Possono inoltre essere configurate regole condizionali (es.: mostra l’elenco degli aeroporti solo se ho selezionato l’uso dell’aereo). 

Pagamento

La conferma della registrazione può anche generare la richiesta di un pagamento negli eventi che lo prevedono. E’ possibile:

  • configurare i prodotti vendibili
  • definire il pricing degli stessi
  • acquisire il pagamento con bonifico, Paypal o configurare uno specifico gateway di pagamento

Disponibilità dei dati e gestione del backend

Una piattaforma che possa definirsi evoluta deve consentire agli organizzatori di avere costantemente sotto controllo la situazione. Dal backend deve essere infatti possibile gestire tutti i dati relativi ai partecipanti registrati, compresi quelli che non riguardano direttamente l’evento ma influiscono in maniera indiretta sull’esperienza di fruizione dello stesso. Parliamo ad esempio della gestione di: titoli di viaggio, accomodation, operativi viaggio, rooming list, accrediti ecc. 

La registrazione online ad un evento è quindi davvero complessa, pure nella sua semplicità concettuale. Le procedure e le tipologie di operazioni da porre in essere sono davvero tante, e aumentano proporzionalmente alla dimensione dell’evento, sia in termini di sale/relatori/giorni che di partecipanti.
Per questo scegliere una soluzione semplice da usare ma affidabile e strutturata consente di ottenere innumerevoli benefici per quel che concerne il risparmio di risorse e l’offerta di un servizio davvero eccellente.

Gli appuntamenti Digivents di Novembre

live_commNovembre è stato un mese ricco di appuntamenti per il team Digivents che ha potuto presentare i tools e le features della piattaforma in ambito nazionale ed internazionale.

 Live Communication Week

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All’interno della Live Communication Week si sono celebrate in ambito italiano i premi BEA – Best Event Awards (XVI edizione) dedicato ai migliori eventi made in Italy, e in ambito internazionale i premi Best Event Awards-World (XIV edizione) a cui hanno partecipato i migliori eventi in ambito globale.

Digivents, in qualità di Main Partner, ha contribuito alla manifestazione con il servizio di accredito on-site con QR Code. Inoltre sono state realizzate due app dedicate ai due eventi, tramite le quali i partecipanti hanno potuto partecipare in prima persona votando per il People’s Choice Award.

 

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La fiera internazionale IBTM WORLD 2019 rappresenta l’appuntamento annuale per tutti gli esperti e professionisti che operano nel settore dell’organizzazione eventi.

Anche quest’anno, Digivents ha partecipato come espositore all’interno Technological Pavillon proponendosi come un supporto completo per la gestione digitale di qualsiasi tipo di evento.

 

Forum delle Risorse Umane

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Una giornata dedicata al tema Human to Human (H2H) dove Top e C-Level Managers hanno incontrato HR Professionals, dialogando e formandosi con la comunità politica e sociale del Paese.

Durante l’evento, il nostro Managing Partner Flavio Ventre ha tenuto uno speech sul tema
“Il ROI emozionale negli eventi interni: misura e strumenti”.

 

BIG DATA & EXPERENTIAL MARKETING PER EVENTI CIRCOLARI

Costruire un evento su misura dai dati dei social network

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Grazie al web 2.0 ultimamente la quantità di dati digitali creati, processati e archiviati nel mondo è cresciuta esponenzialmente: ogni attività svolta online e in particolare sui social media o attraverso le tecnologie di comunicazione connesse a GPS o sensori e device aziendali (come la Intranet) genera una serie di record che vengono classificati come “metadati” o “big data” sulla base del loro volume, della loro varietà e della velocità con cui proliferano (questo secondo i modello di colui che per la prima volta definì i big data, Laney). La diffusione dell’analisi dei big data nei Paesi europei, secondo l’Eurostat nel 2018 si è ormai consolidata presso Francia, Germania, Spagna, Irlanda e Svezia, mentre in Italia solo il 7% delle imprese studia i dati, ponendoci nel fanalino di coda della classifica: i vantaggi del big data analytics da noi probabilmente non sono ancora chiari – complice anche la poca formazione o informazione delle PMI, che in Italia rappresentano il 99% del tessuto industriale (dato che le analisi sono eseguite in gran parte della grandi corporate, almeno per il 33%).

I vantaggi, tuttavia, sono evidenti: lo studio di questi dati permette di costruire strategie di customer experience cucite su misura sulle esigenze del cliente. La quantità di flussi di informazioni che ogni giorno vengono generati dai nostri dispositivi è infatti amplissima, e genera un’enorme mole di dati (appunto, i big data) che se analizzati correttamente si possono trasformare in soluzioni di mercato basate sulle preferenze reali dei propri consumatori o potenziali tali – cosa che spesso non succede quando si effettuano ricerche di mercato classiche basate su domande poste agli intervistati, questo perché le risposte sono spesso “macchiate” da quelli che vengono definiti “bias cognitivi”, ovvero imprecisioni dovute a fattori contestuali e/o legati alla natura stessa dell’intervista (es. imbarazzo davanti all’intervistatore o “response set”, cioè la tendenza a dare valori medi quando non conosciamo bene l’argomento da valutare – cosa che vanifica gli sforzi di classificare la bontà di un’azione di marketing potenziale, da valutare ex-ante tramite interviste). Questa logica “push” delle ricerche di marketing (cioè la somministrazione delle domande su cose che noi come impresa vogliamo sapere) non funziona più da tempo, in quanto la strategia vincente è quella “pull”, ovvero stimolare il prospect (potenziale cliente) perché sia lui a dirci cosa fare indirettamente, quindi osservando i suoi comportamenti (soprattutto sul web, con la cosiddetta “netnografia” = etnografia applicata alla rete) e traendone conclusioni per migliorare la nostra offerta di prodotto o servizio.

Ma nella pratica, come si applica lo studio e l’analisi dei big data – soprattutto per un settore come quello del marketing dei servizi? In generale, essi sono il nuovo motore – ad esempio – per costruire un sito aziendale in ottica SEO (Search Engine Optimization): banalmente, da un’analisi delle parole più utilizzate nei social media (ad esempio, gli hashtag su Twitter e LinkedIn), con dei software adatti al text mining come SAS Text Miner, o MATLAB, o IBM SPSS (i più commerciali), la nuova figura del Data Scientisit – un must ormai per le imprese che vogliano posizionarsi online e offline – riuscirà a tirar fuori le parole migliori da utilizzare come perno degli argomenti per il blog aziendale, o per le newsletter, o in generale per le ricerche su Google riguardo la nostra azienda (in questo caso parliamo di Search Engine Marketing però, normalmente a pagamento).

D’altro canto, però, non basta trattare i dati dal loro punto di vista quantitativo, se si vuole puntare all’Experential Marketing (un’interazione che crea una situazione win-win per cliente e azienda, in una dimensione di engagement online e/o offline fortemente brandizzata): bisogna cogliere gli insight della nostra audience, di chi ci ascolta.

Nella progettazione degli eventi, ad esempio, e in particolare quando si tratta di progettare una app (ormai sempre più inquadrate in una strategia di comunicazione omni-channel per le aziende, ciò significa che le app devono dialogare con gli altri touchpoints aziendali), è bene chiedere al cliente un brief in cui si chieda una sentiment analisys (nota anche come opinion mining) dell’ultimo semestre. In pratica, un documento in cui si evidenzi il tipo di atteggiamento degli utenti verso la nostra comunicazione aziendale (es. positivo, negativo o neutrale nei confronti di un post): cosa che è sicuramente agevolata ormai dalle “reazioni” integrative dei semplici “like” su Facebook. Ciò permette all’agenzia di individuare dei punti di forza e di debolezza dell’azienda, e di focalizzare l’evento e/o l’app a supporto di quest’ultima sulla valorizzazione dei primi e il miglioramento dei secondi.

In generale, è chiara dunque l’esigenza di effettuare un “social media listening” strutturato e continuativo nel tempo, per tutti i tipi di aziende ma in particolare per quelle che vogliano avere un’immagine coordinata sia online che offline, in un’ottica in cui l’esperienza sia circolare: dal web e nella realtà per ritornare sul web e alimentare nuovi eventi imperniati sul brand engagement.

 

INTELLIGENZA ARTIFICIALE EMOTIVA PER EVENTI CUSTOMER-CENTRED

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Oggi custodire e tirar fuori al momento opportuno una quantità enorme di dati in maniera organizzata è indispensabile per una buona performance aziendale. E in questo viene in aiuto la scienza, che ha mantenuto la promessa fatta solo qualche anno fa: quella di portare sulla scena sociale – non più solo industriale – i robot, dotati di intelligenza emotiva.

Immaginiamo lo scenario: dopo aver effettuato il check-in online, l’invitato arriva nella location dell’evento e viene accolto da un robot che gli/le dà il benvenuto, chiede nome e cognome e da lì riesce a identificare i dati dell’invitato/a: gli chiede conferme last-minute (es. preferenze per il lunch o per la cena di gala) che il partecipante non ha espresso nel modulo di registrazione online, e invia tutti i dati in tempo reale al database degli organizzatori, che sarà aggiornato non solo su presenze e assenze ma anche su una serie di nuove informazioni già codificate e pronte per essere sfruttate dall’app, grazie ai server in cloud.

E in tutto ciò, potrebbe scapparci anche una battuta o una risata, per rendere meno fredda l’interazione tra macchina e uomo: non a caso, l’intelligenza artificiale ha fatto dei passi in avanti in pochissimo tempo. Al di là dei virtual influencer, su cui hanno puntato grandi brand come Prada o Gucci (persone virtuali che, proprio come la Ferragni di turno ma con un cachet decisamente più basso, raccolgono 1,5 milioni di follower su Instagram o altri social), ora ci sono anche dei robot dalle fattezze del tutto umane: solo 6 mesi fa l’agenzia di stampa governativa cinese ha creato un avatar sviluppato su due giornalisti televisivi in carne ed ossa – uno per le notizie in inglese e l’altro per quelle in cinese. E già tempo prima, il colosso della grande distribuzione Carrefour aveva inserito il suo robot Pepper per leggere ai clienti le etichette dei prodotti, dare informazioni sul supermercato, consigli di ricette con gli alimenti acquistati e via dicendo.

Ora però – anche grazie al machine learning – la sfida è un’altra: si parla di facial coding, ovvero di decodificare le espressioni della mimica facciale e il linguaggio umano (nonché la prossemica) per permettere la “programmazione affettiva” dei robot, che saranno in grado (e lo sono già, in alcuni prototipi) di comprendere le emozioni degli umani con cui interagiscono. I sistemi di intelligenza artificiale emotiva valutano i parametri dell’essere umano, andando a confrontarli con il proprio database e stabilendo, in questo modo, una valutazione dello stato emotivo a cui contrapporre la giusta risposta. Ma non si tratta solo di una mera operazione informatica: la robotica diventerà una scienza di natura interdisciplinare, essendo ormai entrata in gioco anche la fisiologia, nel momento in cui i robot saranno capaci di leggere il nostro battito cardiaco, la sudorazione della pelle e la risposta galvanica della stessa (per intenderci, quella che provoca la cosiddetta “pelle d’oca”).

Tutto sommato, probabilmente i robot non dimezzeranno i posti di lavoro, come paventato da molti, ma al contrario riporteranno la tecnologia al suo posto: al servizio della persona – troppo spesso, ultimamente, schiava dei data entry – che ritroverebbe così la sua centralità.

I detrattori dell’intelligenza artificiale potrebbero obiettare che una centralità della persona in un evento che mette i robot all’accoglienza/registrazione sia quasi paradossale. E qui si potrebbe rispondere con un elenco di evidenze: ovvero con il fatto che l’AI (artificial intelligence) porti ad una migliore performance delle tempistiche di accreditamento, un minor impiego di personale all’ingresso (spesso personale esterno, rappresentante costi above-the-line), e un possibile collegamento in tempo reale col database della app che gestisce l’evento, dunque un minor dispendio di energie nella gestione del back-end.

Tutti dati oggettivi tesi a un miglioramento della qualità del lavoro degli organizzatori – cosa sicuramente a favore della persona – che possono godersi l’evento da loro organizzato e dedicarsi a un’interazione più approfondita con gli invitati, che a sua volta genera una situazione win-win tra l’azienda e il cliente e un profitto basato sull’attenzione per la qualità e la cura alle relazioni umane (al di là del mero servizio offerto).

Nasce una nuova collaborazione tra Digivents e L’Ippocastano

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Oggi si tiene la seconda edizione del convegno di HEI Human Experience Insights, un’occasione unica per esplorare gli orizzonti del cambiamento che stiamo vivendo, capire la nuova dimensione del lavoro e dare concretezza a temi che stanno sempre di più occupando il centro della scena nella gestione delle risorse umane.

Digivents, in qualità 2cb7acef-a96e-41d0-b3aa-75686f46742fdi sponsor tecnico de L’Ippocastano, ha realizzato una app ricca di funzionalità interattive volte ad aumentare l’engagement dai partecipanti: live questions, sondaggi, chat one to one e scambio digitale di bigliettini da visita.

 

Digivents è anche quest’anno Event Partner del Forum della Comunicazione

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Il Forum della Comunicazione è il principale appuntamento italiano dedicato alla comunicazione d’impresa e istituzionale, un luogo unico dove manager e professionisti possono formarsi e comunicare con la comunità politica, economica, scientifica e sociale del Paese.

Digivents si conferma Event Partner dell’edizione 2019 del Forum della Comunicazione con il servizio di accredito tramite QR Code e una app dedicata.

Con l’app For Human Relations i partecipanti hanno potuto consultare le informazioni dell’evento direttamente sul proprio smartphone e interagire tra di loro tramite la chat e il social wall. Per gli speaker, invece, la app è stata un valido strumento per confrontarsi con gli altri relatori: grazie al forum ognuno di loro ha potuto condividere le proprie idee e dar vita ad un dialogo sulle tematiche da affrontare durante i talk show.

Ad Imex 2019 Digivents presenta le nuove features della piattaforma

Digivents presenta ad Imex 2019 le nuove implementazioni della piattaforma

Il team Digivents, anche quest’anno in trasferta a Francoforte per la più importante fiera internazionale sul MICE, presenterà i nuovi tools e le nuove features della piattaforma: segreteria organizzativa, match making e form builder.

 

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Digivents fa tappa a Napoli per il Forum Economy Roadshow

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Arriva a Napoli la seconda tappa del Forum Economy Roadshow, che si svolgerà venerdì 10 maggio nella sede storica ed istituzionale di Castel Nuovo – Maschio Angioino.

Il Forum Economy Roadshow è l’evento itinerante italiano dedicato ai temi dell’innovazione nello sviluppo dell’economia. Un luogo unico ove manager e professionisti possono formarsi e comunicare con la comunità politica, economica, scientifica e sociale del Paese. L’evento si sviluppa nelle principali città italiane, facendo dialogare imprenditori, opinion leader, rappresentanti istituzionali e Top C-Level manager per condividere idee, progetti e proposte che possano contribuire allo sviluppo del Paese.

Digivents, da diverso tempo partner digitale di Comunicazione Italiana, permetterà anche questa volta agli ospiti del Forum di poter interagire fra loro grazie alla sezione “networking” dell’app “For Human Relations”; una app nata non solo per condividere i contenuti dei diversi eventi realizzati da Comunicazione Italiana, ma anche e soprattutto per dare la possibilità ai partecipanti di interagire fra di loro chattando e scambiandosi informazioni e messaggi sul social wall dell’applicazione stessa.

Da non tralasciare la possibilità di scambiarsi “biglietti da visita digitali” semplicemente inquadrando il QR Code della persona appena incontrata e automaticamente tutti i suoi dati saranno salvati sul cellulare, senza aver poi bisogno di ricopiare, una volta in ufficio, i dati sul proprio CRM.

Il Forum Economy Roadshow è un vero e proprio “concentrato” di Contenuti e Relazioni professionali con 12 anni di storia, che dopo le tappe di Roma e Napoli, raggiungerà nel corso dell’anno anche le città di MilanoFirenze, e Bologna, con oltre 400 speaker ed oltre 4.000 manager partecipanti.

Scarica l’app “For human relations” e anche se non potrai essere presente lascia il tuo commento cliccando su “Social Feed”

Digivents fa il giro del mondo, nel 2018, col BEA World

Creato nel 2006 per promuovere il valore degli eventi nei piani di marketing di piccole e grandi aziende, il BEA World 2018 –  Festival Internazionale degli eventi e della Live Communication (EuBea – European Best Event Awards fino al 2017), è un’iniziativa che riconosce e sostiene l’eccellenza nella comunicazione dal vivo, aiutando le agenzie partecipanti di 29 paesi a trovare ispirazione e nuove idee per i propri eventi, e ad oggi conferisce il principale riconoscimento internazionale all’interno del settore.

Bea World quest’anno si svolgerà in Portogallo, a Coimbra, dal 21 al 24 novembre 2018.

Il contest è aperto a tutte le aziende del mondo che operino nel settore degli eventi: agenzie di comunicazione, PR e promozione, così come agenzie pubblicitarie e di web communication, nonchè società, enti pubblici, associazioni e organizzazioni no-profit.

E se Coimbra fosse troppo lontana, nessun problema: si può scaricare l’app ufficiale “Bea World 2018″, creata da Digivents, e connettersi così alla community mondiale degli eventi!

Tramite l’app, rinnovata quest’anno rispetto agli anni passati (in cui Digivents è stato sponsor tecnico dell’EuBEA), si potrà votare per il proprio evento preferito, vedere quali siano gli eventi in gara e commentarli, interagendo anche con gli speaker. E poi ancora entrare in contatto coi delegati, iscriversi a un workshop o un’attività di svago, e partecipare  infine alla Elephant Run per vincere due pass da delegato per il BEA World 2019!

Grazie all’App Digivents dunque, nessuna scusa per perdersi l’opportunità di seguire le presentazioni degli eventi selezionati e il programma educational.

A corollario di tutto questo c’è anche la possibilità di partecipare all’evento in streaming dopo aver registrato il proprio pass digitale gratuito: semplicemente cliccando qui.

Per le agenzie e le aziende creative, dunque, il BEA World Festival 2018 – Where Creativity Meets Business è un’opportunità unica per vedere gli eventi migliori del mondo, confrontare quelli dei competitor coi propri e imparare così tutto ciò che il futuro richiede per diventare leader di successo.

Tutto questo, anche grazie a Digivents, che quest’anno fa il salto dall’Europa al resto del mondo.

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