Innovación Digivents en Evento Days

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Inspiración, networking y profesionalización son los enfoques de Evento Days, un kermesse creado por el Grupo Eventoplus, el principal medio dedicado al sector de los eventos en España, y que se consolida como el evento de referencia del sector.

Este encuentro anual dedicado a los eventos llega a su XII edición, que reunirá en Madrid (Ifema Pabellón 2) el 4 y 5 de julio a proveedores de servicios, organizadores y compradores para compartir experiencias y crear relaciones que mejoren la organización de eventos.

Dos días para descubrir todas las novedades para eventos, encuentros dedicados a profesionales del sector y un interesante programa de formación con intervenciones de expertos.

También en esta ocasión no puede faltar Digivents, que estará presente en el stand A 59. Una vez más el protagonista será la tecnología, que la empresa pone a disposición de la meeting industry junto al consolidado know-how de sus propios consultores. Reina del stand, como siempre la App Digivents, que permite la gestión integrada de los diferentes pasos de los eventos: desde el desarrollo de la comunicación (e-mail de invitación, documentos y distribución de comunicaciones, programas, biografías de los ponentes…), al sistema de registro online e in situ, hasta las actividades de contenidos networking y seguimiento.

Cada momento de un evento puede ser facilitado y optimizado, gracias a aplicaciones personalizadas capaces de proporcionar una experiencia de marca consistente y una ayuda válida e indiscutible para la realización real. Digivents os espera para presentaros sus soluciones y establecer un contacto para tus futuros proyectos.

 

Imex, networking teutónico

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Cuatro días de trabajos, una cena de gala, una ceremonia de entrega de premios, más de 3.500 expositores de 150 países, más de 180 sesiones educativas, 5.200 buyer… Estos son algunos de los números que definen a Imex Frankfurt, la feria alemana más importante del sector meeting y viajes de incentivos (Messe Frankfurt, 15- 17 mayo 2018; www.imex-frankfurt.com). La “Kermesse” se dirige a los organizadores de eventos, empresas, viajes de trabajos y marketing, y presenta nuevas ideas, así como numerosas conferencias y seminarios.

Este año, entre los expositores de Imex Exhibition también estará Digivents, con su propio Stand (N. E770). En esta ocasión la empresa presentará las novedades para el sector y se reunirá con clientes para el business brainstorming. Entre los objetivos de la feria siempre ha estado el de consolidarse como plataforma de éxito para encuentros profesionales y personales.

Imex ofrece numerosas oportunidades de networking y formación si se desea continuar la evolución del mercado de los eventos, explorar las innovaciones tecnológicas, perfeccionar las propias habilidades profesionales o entrar en contacto con colegas del sector.

Los profesionales de meeting industry tendrán la posibilidad de encontrar partners para sus eventos (desde los principales hoteles y venue a los proveedores de servicios para eventos, catering, montadores, creadores de aplicaciones y soluciones tecnológicas, incluyendo a Digivents), los expositores tendrán sus Stands y tiempo para crear nuevos contactos, fortalecer las relaciones existentes y  crear nuevos negocios. El eficiente sistema de citas online lo hará aún más fácil.

Múltiples serán los temas que tendrán lugar durante los encuentros y talleres. El lunes 14 de mayo tendrá lugar el curso laee-Cem y las citas para los profesionales de empresas, agencias y asociaciones. EduMonday dará la oportunidad de conocer todos los secretos del Event Canvas Model, un modelo de gestión de eventos estratégico para los eventos que se concentra en el cliente, el rol de las mujeres en el meeting industry (She Means Business) o el rol de los jóvenes menores de 35 años (Rising Talent). El 15 de mayo después de la ceremonia de apertura, tendrá lugar el Policy Forum, una oportunidad para los responsables políticos y personas influyentes de debatir acerca del crecimiento del sector. El ImexRun, un recorrido de 5 km a lo largo del río Main, se inaugurará el miércoles 16 de mayo, seguido por el Foro de futuros líderes Imex-Mpi-Mci, el Faculty Engagement ProgrammeEl evento se clausurará con la cena de gala y la entrega de premios: música en directo, buena comida y grandes oportunidades de networking.

Para concluir, entres los protagonistas del networking cabe destacar: Legacy (planificar eventos con impacto más significativos y duraderos), Event tech (#IMEXpitch, entre las cinco startup tecnológicas), Be well at ImexLive and experiential e Csr and sustainability.

 

Inscripción y acreditación, cuando la aplicación marca la diferencia

Nuevas tecnologías para el registro y acreditación de los participantes en un evento.

Hoy en día, la tecnología es nuestra mejor aliada: su principal objetivo es el de simplificarnos la vida y hacernos ahorrar tiempo, y a veces dinero. Hablando de eventos, gracias a la tecnología, los organizadores pueden personalizar todos los aspectos para ofrecer una experiencia a medida a cada participante, independientemente del número de invitados y de la dimensión o complejidad del evento en si mismo.

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Entre los elementos que pueden marcar la diferencia está especialmente la inscripción/acreditación que, junto a la recepción de los visitantes, constituye un aspecto básico de un evento.

Por ejemplo, la preinscripción en internet de los participantes permite crear una base de datos automática, simplificar y acelerar las denominadas fast track lanes’ y ahorrar tiempo y dinero, ya que los datos de preinscripción se encuentran en formato electrónico. Además, ofrece una previsión útil del número de visitantes y de su origen.

Gracias a la plataforma Digivents se puede recibir con anticipación el código QR del evento para agilizar el check-in y eliminar las colas en el mostrador de inscripción. Con el procedimiento basado en Beacons (sistema de acreditación Bluetooth), será suficiente con estar físicamente presente en el evento para poder inscribirse de forma automática y acceder directamente. Una gran ventaja, ¡especialmente para grandes eventos!

Si es necesario imprimir el badge para los participantes, Digivents permite conectar impresoras ad-hoc de forma totalmente integrada en el proceso de check in.

«Uno de los objetivos de las empresas que organizan eventos es gestionar de forma sencilla y eficaz el proceso de inscripción – explica Flavio Ventre, fundador de Digivents – desde las listas de invitados a las plantillas de correos electrónicos personalizados, pasando por los formularios de inscripción y la gestión de las acreditaciones mediante código QR y Beacons. Gracias a las aplicaciones personalizadas, todas estas actividades están disponibles en un solo click».

Comprueba como el uso de los Beacons puede simplificar la gestión de las acreditaciones de los participantes en un evento [Artículo]

Una vez efectuada la inscripción, el proceso de check-in de los invitados será más ágil y cuando sea necesario también el de check-out (como en el caso de los cursos ECM o los de formación obligatoria de abogados y periodistas). Así, gracias a un procedimiento de autentificación simple y rápido, tanto para sesiones múltiples (más sesiones de check in para contabilizar los accesos a talleres, a áreas reservadas o a los stands del patrocinador) como para gestionar las inscripciones a una actividad con plazas limitadas sin estrés o posibilidad de error.

Gestiona las inscripciones a una actividad con plazas limitadas sin estrés o posibilidad de error.

«En una profesión como la de médico, la actualización profesional es fundamental, explica la Dra. Chiara B., neuropsiquiatra infantil, tanto como el tiempo. Cuando participo en un evento de formación obligatoria ECM los temas y contenidos que se tratan son fundamentales. Poder usar una aplicación que me permita obtener información sobre los ponentes y recibir extractos de los contenidos presentados sería muy útil. A menudo tengo que asistir a conferencias entre una visita al hospital y otra en la consulta… Poderme preinscribir a un evento y efectuar el check-in y el check-out con rapidez, gracias al código QR y los Beacons es para mí un verdadero plus».

Las nuevas tecnologías constituyen el centro de los eventos en el sector del congreso español.

La innovación de Digivents entre los protagonistas del 30º congreso OPC

La Neurociencia aplicada a la organización de eventos, la seguridad en los congresos, la evolución en las nuevas tecnologías, la conformidad en la gestión de fondos.

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Además de las últimas innovaciones, los desafíos, las críticas y las oportunidades de mercado serán algunos de los temas de la 30º edición del “Congreso Nacional de Empresas Organizadoras de Congresos” (http://congreso2018.opcsp), organizado por OPC España (http://opcspain.org/) en colaboración con la agencia AIM Group, que tendrá lugar en Alcalá de Henares, del 15 al 16 de febrero 2018.

 

 

Una reunión transversal y multisectorial, en la que participarán más de 400 profesionales que intervendrán para actualizar sus conocimientos y compartir puntos de vista en el ámbito de los congresos, reuniones y eventos. Entre los protagonistas y patrocinadores del congreso, también estará Digivents, que para esta ocasión ha puesto a disposición de los participantes el Congreso OPC 2018′, una práctica aplicación que se puede descargar desde los Store, cuyo objetivo es la optimización de la comunicación durante el evento, la interacción e implicación entre los participantes y el apoyo para la organización.

 

Muchas son las funcionalidades interactivas ofrecidas por la aplicación, entre ellas: preguntas en vivo durante el speech, optimización de las redes (a través del chat, intercambio de tarjetas de visita digitales, etc.). A los participantes se les dará la posibilidad de visualizar el programa de los tres días. A través de la intervención de los protagonistas, se debatirán temas de actualidad: desde la humanización del mundo digital, a las nuevas tendencias entre innovación y tradición, desde la neurociencia al servicio de los eventos, hasta la elección de las correctas localizaciones para los congresos internacionales, así como la organización de encuentros en ciudades españolas patrimonio de la humanidad. Además de las especificaciones relativas a horarios, ponentes y contenidos será posible conocer los detalles de los cócteles, las cenas y del tour para descubrir la ciudad de Alcalá de Henares, elegida Patrimonio de la Humanidad por la UNESCO en el 1998.

Finalmente, Digivents ofrece la oportunidad de conocer las opiniones de los participantes mediante encuestas de satisfacción.

Asistencia técnica, encuestas, chat en tiempo real: ¡con la aplicación Digivents, BEAWorld 2017 es aún más inteligente!

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fuente: http://www.beaworldfestival.com/

Del 15 al 18 de noviembre los principales operadores del sector de los eventos de todo el mundo se reúnen en Oporto (Portugal) para el BEAWorld 2017, el festival internacional de los eventos y la comunicación.

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Gran Éxito de Evento Days 2017 en Madrid con Digivents entre sus protagonistas: ¡así ha sido!

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El stand Digivents en Evento Days 2017

Si quisiéramos indicar el hilo conductor de Evento Days 2017, definitivamente tendríamos que destacar la tecnología.

¿Qué papel pueden tener los dispositivos de última generación en la organización de un evento? La respuesta que se extrae de la feria que tuvo lugar en el IFEMA de Madrid el 5 y 6 de julio es muy clara: la innovación es un vehículo excepcional para captar la atención de las personas con soluciones originales y de impacto, capaces de hacer marketing a través del evento. [Read more…]

Cómo gestionar sin estrés la inscripción a las actividades con cupo limitado en tu evento (“Session Booking”)

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Las actividades de inscripción libre en el ámbito de los eventos (workshop, actividades de ocio, encuentros 1:1, etc.) son consideradas unas de las herramientas más importantes en el repertorio del event manager. Con frecuencia resultan ser las experiencias principales que los invitados asocian a un evento, y que tienden a memorizarse más a largo plazo. Con un poco de creatividad y de cuidado en los detalles pueden llegar a ser el instrumento más apreciado y eficaz del proyecto.

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Digivents es la app para EUBEA 2016, el evento europeo de referencia para los profesionales de eventos!

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Pocas semanas atrás hemos escrito acerca del BEA 2016, el Best Event Awards italiano que ha sido celebrado en Milán, y para el cual hemos sido proveedores de la app para el evento: en breve se llevará a cabo la versión “europea” de ésta manifestación, una nueva ocasión para presentar la plataforma Digivents en un mercado emergente del event-tech!

El evento EUBEA 2016 –siempre organizado por ADC Group- se llevará a cabo en la ciudad rusa de San Petesburgo del 13 al 15 de octubre 2016: EUBEA es considerado el festival internacional de los eventos y de la comunicación en vivo y promueve la excelencia en el mundo de los eventos y de la comunicación en vivo en toda Europa.

Incluso para ésta importante manifestación europea en el sector de los eventos, ADC Group nos ha elegido para crear la app del evento y para proveer a los participantes y a los organizadores todos los instrumentos necesarios para vivir una experiencia completamente digital antes, durante y después de la manifestación.

EUBEA 2016 es un evento complejo: recibe visitantes de toda Europa y de otras partes del mundo, múltiples locaciones y otros momentos de encuentro… Muchísimas actividades que – gracias a la aplicación específicamente desarrollada – quedan bajo control: indicaciones de direcciones, hoteles, puntos de referencia, información útil acerca de la Visa…

Todo aquello que puede ser útil para vivir de la mejor manera la experiencia del evento es fácilmente identificado en el contexto de la aplicación, en un único punto; una agradable comodidad para los participantes pero también una simplificación importante para los organizadores que pueden actualizar la información en cualquier momento, sabiendo que todos los usuarios la podrán ver con facilidad.

Como hemos hecho para el BEA 2016, también en San Petesburgo usaremos la tecnología de los beacons para acelerar al máximo el proceso de check-in; todos los participantes, además, dispondrán de una verdadera red social integrada en la app de Digivents en la cual podrán publicar fotos y videos de los momentos más interesantes del festival.

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La red social interna permite a los usuarios que han descargado la app Eubea 2016 enviarse mensajes privados o iniciar un chat: de éste modo se estimula la conexión entre los participantes durante y después del evento, dando la posibilidad a quien lo desee de reforzar las relaciones creadas en los días del festival.

Además, por medio de la app será posible reservar la propia presencia para participar en los diversos workshop previstos para el evento como, por ejemplo, “Event Tech. Creating a Strategy for Better Event Engagement” de Becki Cross, una charla dedicada a individuar y preveer los derroches de inversión en la organización de eventos y maximizar el ROI cuando se evalúan los distintos tipos de tecnologías para integrar en el propio evento.

Digivents representa un soporte para los usuarios y los organizadores no sólo durante el evento, sino también una vez que la convención ha finalizado: es, de hecho, posible reservar un lugar en las distintas “leisure activities” previstas para el último día del evento directamente desde la app.

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La app representa una importante ayuda para los organizadores que tienen a disposición un instrumento para reunir fácilmente las adhesiones para las actividades organizadas y para gestionar de mejor manera los traslados y los eventuales cambios de último momento que – en un evento de respiro internacional como lo es EUBEA – deben ser gestionados con extrema eficacia.

Sea los organizadores del evento que los participantes pueden, a través de la app, consultar todo el material relativo al festival y tener siempre en mano todos los documentos necesarios para la participación y el hospedaje durante los días de la feria.

Al jurado, a su vez, se le ha reservado un área específica autónoma de la app en la cual podrán consultar los documentos reservados al que tienen acceso exclusivo.

Participáis en el evento? Estaremos también nosotros! Flavio y Stefan estarán presentes como soporte a los organizadores: si tenéis ganas de saber más sobre la plataforma y sus funcionalidades, contactadnos y nos encontraremos directamente en el evento!

A éste punto no nos queda más que desearos un buen EUBEA 2016 y que ganen los mejores!

 

Enlaces útiles

El sitio web de EUBEA: http://www.eubeafestival.com/

 

La oportunidad de los Beacons en la gestión de eventos: algunas ideas y un caso práctico!

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Uno de los problemas más molestos cuando se participa a un evento es sin duda la fila de espera (a veces demasiado larga) que con frecuencia hay que hacer para la acreditación antes de entrar: si se trata de un evento con una participación masiva, ¡la espera puede durar hasta una hora o más!

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