Le opportunità dei Beacon nella gestione eventi: alcuni spunti e un caso pratico!

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Uno dei problemi più fastidiosi quando si partecipa a un evento è sicuramente la coda (a volte piuttosto lunga) che spesso bisogna fare per l’accreditamento prima di entrare: se è un evento con una partecipazione massiccia, l’attesa può arrivare anche a un’ora e più!

Se, poi, si ha la borsa con dentro il portatile che ci pesa sulle spalle, se fa caldo – oppure fa freddo – il tempo che trascorriamo in coda può rivelarsi non solo noioso, ma un vero e proprio incubo…

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Fonte immagine: http://goo.gl/jP6WVO

Una delle soluzioni a questo diffusissimo problema è quella del preaccredito: inserendo i nostri dati su una pagina web dedicata prima dell’inizio dell’evento viene creato un codice QR apposito che, una volta scansionato al momento del check-in a partire da una stampa o direttamente dallo schermo del nostro smartphone, ci dà diritto all’accesso.

Al giorno d’oggi, infatti, lo smartphone è ormai uno strumento di cui non riusciamo più a prescindere: lo abbiamo praticamente sempre in tasca ed è quindi comodissimo fare la registrazione in autonomia prima di entrare all’evento (magari anche se non si è fatto il preaccredito) e poi mostrare il codice QR senza bisogno di stamparlo, stando così attenti anche all’ambiente e allo spreco di carta.

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Preaccreditarsi in anticipo aiuta a minimizzare parecchio il tempo per il check-in, snellendo le code all’entrata dell’evento: ma c’è ancora margine per migliorare? Sì, grazie ai Beacon!

Di cosa si tratta? I Beacon sono dei trasmettitori bluetooth (tecnicamente dei radiofari) capaci di emettere un segnale radio che gli smartphone possono intercettare, fino a una distanza di circa 50/70 metri; gli smartphone con Bluetooth 4.0 possono – attraverso un’applicazione – riconoscere ed utilizzare il segnale emesso dai Beacon permettendo all’utente, in genere, di visualizzare un breve messaggio.

I Beacon sono pensati, soprattutto, per inviare agli utenti notifiche personalizzate riguardanti, per esempio, promozioni ed offerte: pensiamo a una persona che entra in un negozio d’abbigliamento e immaginiamoci che il suo smartphone riconosca la presenza di Beacon; in questo modo la persona in questione potrebbe ricevere direttamente nel negozio offerte personalizzate di cui approfittare immediatamente, magari basate sulle sue esperienze d’acquisto precedenti nei negozi della stessa catena.

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Fonte immagine: http://goo.gl/AtBvgM

I Beacon sono una tecnologia che sta prendendo sempre più piede, ma come possono risultare utili nel mondo degli eventi e, in concreto, nell’agevolare e rendere più veloce il processo di accreditamento?

Ne abbiamo già parlato qualche mese fa nel nostro blog, raccontando la nostra esperienza in collaborazione con Cisco in occasione dell’evento “Cisco partner club”: l’utilizzo dei Beacon – insieme alla nostra app – ha migliorato il processo di check-in del 65%, facendo in modo che i tempi di attesa per l’ingresso all’evento passassero da oltre un’ora a pochi minuti!

Gli utenti che avevano scaricato l’apposita applicazione realizzata per l’evento e acceso il Bluetooth potevano visualizzare nell’applicazione un semaforo rosso che diventava verde – permettendo quindi ai partecipanti di accedere all’evento – quando l’app entrava nel raggio di azione dei Beacon presenti nella hall.

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Lo stesso Flavio Ventre, partner di Digivents, ha dichiarato che: “il successo di questa modalità di check-in è stata una sorpresa; ci aspettavamo buoni risultati ma non pensavamo a un successo simile! Il tempo di accreditamento per chi ha scaricato l’app di Digivents è stato di pochi secondi e tutti gli utenti si sono dimostrati entusiasti”.

Ma i vantaggi di questa tecnologia non finiscono qui: una volta che abbiamo abituato gli utenti a rapportarsi con i Beacon, possiamo utilizzarli per tantissimi altri scopi!

Rendono facilissimo, per esempio, il conteggio del numero di ingressi a una conferenza o a un evento, ma non solo: sono anche utili per tenere sotto controllo le visite presso gli stand di eventuali sponsor.

Oppure, se vogliamo essere sicuri che gli utenti presenti a un evento passino in un punto preciso della fiera, possiamo rendere disponibile un certo contenuto di interesse tramite un link che si recupera solo in quel punto preciso, grazie ad uno specifico Beacon; le persone che si trovano in una certa posizione possono venire invitate ad un’azione, mentre a persone in un’altra area può venir dedicata un’azione diversa.

Ancora, invece di un singolo contenuto si può ipotizzare addirittura un percorso, con un premio o un altro vantaggio alla fine, che si può ottenere solo si effettuano i check-in in alcune tappe intermedie (punti specifici in cui, magari, sono presenti novità di prodotto, servizi particolari, comunicazioni di sponsor, etc.).

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Fonte immagine: http://goo.gl/uISTh3

I Beacon sono utili anche per la distribuzione di gadget (magari quelli più costosi), poiché attraverso questa tecnologia ci si può assicurare che l’utente stia ritirando solo quello a cui ha diritto, in modalità simili a quelle previste per l’accreditamento o, ancora, in base a logiche di gioco.

Non è da sottovalutare, poi, l’opportunità di espandere l’esperienza dei Beacon a strutture associate come alberghi, ristoranti e tante altre realtà di contorno rispetto all’evento: in questo modo, si può migliorare ulteriormente l’esperienza complessiva dei partecipanti all’evento.

Infine, grazie all’interazione con i Beacon, si possono ricavare dati statistici molto utili per migliorare gli eventi successivi.

I Beacon quindi, in apparenza utili principalmente per risolvere il problema delle lunghe attese durante l’accreditamento, diventano in realtà la chiave che apre le porte per un’esperienza digitale più completa ed appagante, con tanti benefici per tutti i soggetti coinvolti.

Per chi volesse saperne di più su come integrare utilmente i Beacon nei propri eventi, può raccontarci l’evento da realizzare attraverso la scheda contatti: i nostri esperti sapranno ragionare insieme sull’utilità di impiegare questa tecnologia e le sue opportunità nel caso specifico!