La oportunidad de los Beacons en la gestión de eventos: algunas ideas y un caso práctico!

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Uno de los problemas más molestos cuando se participa a un evento es sin duda la fila de espera (a veces demasiado larga) que con frecuencia hay que hacer para la acreditación antes de entrar: si se trata de un evento con una participación masiva, ¡la espera puede durar hasta una hora o más!

Si, además, tenemos el bolso con dentro el ordenador que nos pesa encima de los hombros, si hace calor – o hace frío – el tiempo que pasaremos en la cola nos resultará no sólo aburrido sino una verdadera pesadilla…

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Fuente de la imágen: http://goo.gl/jP6WVO

Una solución a éste frecuente problema es la pre-acreditación: introduciendo nuestros datos en una página web específica antes del evento se crea un código QR especial que, una vez escaneado en el momento del check-in desde una página impresa o directamente desde la pantalla de nuestro smartphone, nos da el derecho de acceso.

De hecho, al día de hoy, el smartphone se ha convertido en una herramienta de la que no podemos prescindir: lo tenemos prácticamente siempre en el bolsillo y es, entonces, muy cómodo realizar la registración con completa autonomía antes de entrar al evento (incluso si no se ha hecho la pre-acreditación) y luego mostrar el código QR sin tener que imprimirlo, estando así atento al medio ambiente y al desperdicio de papel.

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Pre-acreditarse con antelación ayuda a minimizar notablemente el tiempo del check-in, reduciendo las filas en la entrada del evento: pero ¿hay todavía un margen de mejora? ¡Sí, gracias a los Beacons!

¿Qué son? Los Beacons son transmisores bluetooth (técnicamente unos radiofaros) capaces de emitir una señal de radio que los smartphones pueden interceptar hasta una distancia de unos 50/70 metros; los smartphones con Bluetooth 4.0 pueden – a través de una aplicación – reconocer y utilizar la señal emitida por los Beacons, en general permitiendo al usuario visualizar un breve mensaje.

Los Beacons están pensados, sobre todo, para enviar notificaciones personalizadas a los usuarios, por ejemplo, acerca de promociones y ofertas: pensemos en una persona que entra en una tienda de ropa e imaginemos que su smartphone reconoce la presencia del Beacon; de éste modo la persona en cuestión podría recibir ofertas personalizadas directamente en la tienda y aprovecharlas de inmediato, tal vez basándose en sus previas experiencias de compra en tiendas de la misma cadena.

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Fuente de la imágen: http://goo.gl/AtBvgM

Los Beacons son una tecnología que está llegando cada vez con más fuerza pero, ¿como pueden resultar útiles en el mundo de los eventos y, en concreto, en el simplificar y acelerar el proceso de acreditación?

Algunos meses atrás ya hemos hablado acerca de éste tema en nuestro blog, contando nuestra experiencia en colaboración con Cisco con motivo del evento “Cisco Partner Club”: ¡el uso de los Beacons –junto a nuestra app- ha mejorado el proceso de check-in en un 65% logrando que el tiempo de espera para el ingreso pase a ser de más de una hora a pocos minutos!

Los usuarios que habían descargado la aplicación creada específicamente para el evento y activado el Bluetooth podían visualizar en la aplicación un semáforo rojo que se volvía verde – permitiendo a los participantes acceder al evento – cuando la app entraba en el radio de acción de los Beacons presentes en el hall.

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El mismo Flavio Ventre, socio de Digivents, ha declarado que: “el éxito de ésta modalidad de check-in ha sido una sorpresa; nos esperábamos buenos resultados pero ¡no pensábamos tener tanto éxito! El tiempo de acreditación para quien ha descargado la app de Digivents ha sido de pocos segundos y todos los usuarios han demostrado un gran entusiasmo!

Pero las ventajas de ésta tecnología no terminan aquí: una vez que hayamos acostumbrado a los usuarios al uso de los Beacons, podemos utilizarlos para muchísimos otros fines!

Hacen que sea muy fácil, por ejemplo, contabilizar el número de ingresos a una conferencia o a un evento pero no sólo eso: también son útiles para controlar las visitas a los stands de los patrocinadores.

O, si queremos asegurarnos que los usuarios presentes pasen por un punto preciso de la feria, podemos poner a disposición un determinado contenido de interés a través de un enlace que se recupera sólo en aquel punto preciso, gracias a un Beacon específico; las personas que se encuentran en una determinada posición pueden ser invitadas a realizar una acción, mientras que para las personas que están en otra área se puede realizar una acción distinta.

Además, en vez de un solo contenido se puede hipotetizar un recorrido, con un premio u otra ventaja al final, que se puede obtener sólo si se efectúa el check-in en algunas etapas intermedias (puntos específicos en los cuales se encuentran novedades de un producto, servicios en particular, comunicaciones de los sponsors, etc.).

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Fuente de la imágen: http://goo.gl/uISTh3

Los Beacons son también utilizados para la distribución de gadgets (pueden ser los más costosos) ya que por medio de ésta tecnología nos podemos asegurar de que el usuario está retirando sólo lo que le corresponde, de modo similar al previsto para la acreditación o, aún más, en base a la lógica del juego.

No se debe sobrevalorar la oportunidad de expandir la experiencia de los Beacons a estructuras asociadas como hoteles, restaurantes y muchas otras realidades del entorno del evento: de éste modo se puede mejorar aún más la experiencia de todos los participantes del evento.

Finalmente, gracias a la interacción con los Beacons, se pueden obtener datos estadísticos muy útiles para mejorar los eventos sucesivos.

Los Beacons, entonces, aparentemente útiles principalmente para resolver el problema de las largas filas de espera durante la acreditación, son en realidad la clave que abre las puertas para una experiencia digital más completa y satisfactoria, con muchos beneficios para todas las personas involucradas.

Para quien quiera saber más acerca de cómo integrar los Beacons en sus propios eventos, puedes contarnos sobre el evento a organizar por medio de nuestro formulario de contacto: ¡nuestros expertos sabrán evaluar la utilidad de ésta tecnología y sus oportunidades del caso en específico!