Cómo gestionar sin estrés la inscripción a las actividades con cupo limitado en tu evento (“Session Booking”)

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Las actividades de inscripción libre en el ámbito de los eventos (workshop, actividades de ocio, encuentros 1:1, etc.) son consideradas unas de las herramientas más importantes en el repertorio del event manager. Con frecuencia resultan ser las experiencias principales que los invitados asocian a un evento, y que tienden a memorizarse más a largo plazo. Con un poco de creatividad y de cuidado en los detalles pueden llegar a ser el instrumento más apreciado y eficaz del proyecto.

Un evento que ofrece a los invitados la oportunidad de elegir entre workshops, cursos de aprendizaje, actividades de team building, deportivas o de tipo turístico para descubrir las atracciones locales, aumenta de manera considerable la participación de los invitados y los incentiva fuertemente a socializar y a fortalecer la relación con los propios colegas.

La implementación y la coordinación de éstas actividades pueden, sin embargo, presentar varias dificultades para los organizadores. Tradicionalmente, la comunicación con los participantes y la promoción de las mismas eran gestionadas manualmente, con un persistente (y a veces extenuante) trabajo de actualización de la base de datos y correspondientes solicitudes de información o validez.

Para disminuir el impacto de las desventajas en términos de tiempo y recursos, Digivents introduce la funcionalidad “Session Booking” – un instrumento que reduce las distancias entre organizador y participante permitiendo la inscripción a las actividades directamente con el smartphone por medio de la app del evento.

A continuación las ventajas que ofrece éste instrumento:

  1. Iscripción a sesiones simple e instantánea desde el dispositivo móvil 

Los usuarios pueden cómodamente utilizar la aplicación para reservar un workshop u otras actividades, sabiendo de manera inmediata si la reserva fue exitosa o si la disponibilidad se ha terminado. Además, éstos tendrán inmediatamente acceso a su agenda personalizada, donde podrán visualizarse en órden cronológico las sesiones a las cuales se han  registrado.

  1. Integración con las tecnologías de check-in/acreditación

En el caso de que sea previsto, se puede también permitir a los participantes efectuar el check-in al ingreso de las sesiones elegidas utilizando las tecnologías Beacon y códigos QR, gracias a las cuales el tiempo que se pasa en la fila para realizar la acreditación disminuye de modo considerable (descubre cómo CISCO ha implementado el check-in con Beacon en Digivents).

  1. Apoyo en la gestión de proyectos

Se ofrece a los organizadores un método concreto e instantáneo para detectar y analizar los intereses y los flujos de los participantes del evento. Esto permite a los event manager obtener también toda aquella información fundamental de logística y de la organización consiguiente – espacio disponible, asientos, mobiliario, equipo audiovisual, impresión de la documentación y badges, órden de gadgets y servicios tales como el Wi-Fi, catering y recursos humanos/staff.

  1. Control de las inscripciones

Los organizadores pueden llevar el control de las inscripciones de los usuarios en tiempo real y enviar notificaciones push personalizadas relativas al evento sólo a quién se haya inscripto (ej.: una comunicación acerca de un cambio de horario o locación dirigida sólo a los participantes interesados). Se elimina la necesidad de buscar manualmente los correos electrónicos en la base de datos/CRM para el envío de comunicaciones excepcionales.

 

Además, es posible crear un chat de grupo que incluya sólo los inscriptos a un determinado evento así como es posible poner a disposición de los participantes – y de ningún otro – documentos y material relacionado al evento específico.

Esta nueva funcionalidad de la app de Digivents ya se encuentra disponible como opción  para las versiones iOS, Android y web: se trata, además, de una funcionalidad que puede ser añadida en aplicaciones ya desarrolladas.