La convention di fine anno ed altri eventi aziendali: quali vantaggi con il digitale?

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Nel corso della nostra vita lavorativa ci sarà probabilmente capitato di assistere almeno una volta alla classica convention aziendale di fine anno, l’evento durante il quale i vertici presentano il bilancio di ciò che è stato e cominciano a presentare le strategie impostate per il futuro. Poi, naturalmente, non manca lo spazio per un brindisi e lo scambio degli auguri 😉

Organizzare una convention, sia che duri poche ore che più giorni, è un’attività complessa che richiede il coordinamento di molte risorse, con margini di errore davvero molto bassi: quali sono gli aspetti da tenere presenti e da sviluppare perché questo appuntamento possa ottenere i risultati auspicati?

Anzitutto, bisogna riuscire a invitare tutti gli stakeholder che possono essere interessati.

Una volta che l’evento ha preso forma e arriva il gran giorno, diventa fondamentale gestire al meglio la fase iniziale, quella dell’accoglienza.

Per questo particolare aspetto possono essere messe in campo delle tecnologie particolari in grado di “digitalizzare” l’accesso.

Con gli strumenti messi a disposizione da Digivents, per esempio, è possibile prevedere un servizio di pre-registrazione che consente a chi si accredita prima dell’inizio di accedere alla location dell’evento saltando l’eventuale coda, grazie a un sistema di riconoscimento basato su beacons in grado di dialogare con lo smartphone attraverso il Bluetooth (una formula che abbiamo proposto con successo, per esempio, a EventoDays 2017, come già raccontato). La stessa comodità viene offerta a chi, essendosi pre-registrato, scansiona un semplice codice QR per entrare.

Grazie a queste tecnologie diventa più semplice creare un database dei presenti in tempo reale, senza bisogno di stampare delle liste cartacee, renderle disponibili a ciascuno steward e ciascuna hostess, etc. Allo stesso modo, si può semplificare anche la (eventuale, ma in alcuni casi necessaria) assegnazione dei posti.

Anche durante l’evento, poi, la tecnologia può avere un ruolo fondamentale. Ad esempio può permettere di interagire in tempo reale direttamente, anche con chi è sul palco: attraverso strumenti come le “live question dal pubblico” e le “instant poll” c’è la possibilità di mantenere costantemente viva l’attenzione dei presenti in sala e la loro partecipazione all’evento.

Ancora, sempre passando attraverso il punto di contatto rappresentato da una semplice applicazione, sviluppata ad hoc e installata sullo smartphone, si possono creare delle chat “one to one” tra gli ospiti presenti (nel rispetto delle impostazioni di privacy desiderate), dando loro modo di mettersi in contatto in maniera semplice e veloce, offrendo un ulteriore strumento di networking e conoscenza reciproca.

Al termine dell’evento, infine, può essere utile condividere i documenti che sono stati presentati e quelli che vengono prodotti durante la convention, oppure lasciare dei promemoria che poi i partecipanti possono rileggere con comodo, quando ne hanno il tempo, magari anche a distanza di settimane o mesi da quel momento.

Anche in questo caso il digitale può venirci in soccorso, offrendoci un punto di contatto a bassissimo costo utile anche per raccogliere dei riscontri sulla soddisfazione dei partecipanti all’evento oltre ai loro commenti e suggerimenti. Grazie alla possibilità di impostare con facilità dei questionari a risposta multipla, diventa anche molto semplice elaborare delle statistiche a partire dai feedback dei partecipanti.

Quello che vale le convention aziendali di fine anno, naturalmente si può applicare anche agli eventi di formazione come ad esempio quelli organizzati da studi legali, di commercialisti e società di consulenza.

Pensiamo ad esempio a come può facilitare l’interazione la diffusione (attraverso un’app) di un sondaggio distribuito in tempo reale, con la possibilità di ragionarci subito insieme alla platea. Una domanda a scelta multipla, le cui risposte restino anonime, può offrire nel dato aggregato uno spunto importante di riflessione che il moderatore potrà condividere subito con la sala.

La facilità con cui si gestiscono questo tipo di contenuti interattivi e soprattutto di come si condividono è fondamentale.

Nella proposta Digivents, una singola applicazione può accompagnare un’azienda in più di un evento, senza che sia necessario per i partecipanti scaricare ogni volta un’applicazione diversa.

Grazie all’app multievento, ci sono molti vantaggi non solo per l’azienda stessa (che ammortizza l’acquisto del sistema riportandone il costo su più eventi) ma anche sui partecipanti stessi che si trovano ad avere l’app già installata, e sapere già come usarla (senza bisogno di occupare memoria dello smartphone con tante app molto simili tra loro, una per evento).

La possibilità di avere le interfacce in più lingue, poi, agevola non poco sia gli ospiti stranieri che si trovano in Italia sia quelli italiani che si trovano a partecipare a convegni internazionali (anche perché rispetto ad altri Paesi dobbiamo ancora migliorare la nostra confidenza con l’inglese): è un aspetto da non trascurare nel valutare la più complessiva esperienza vissuta nel corso di un convegno o un evento.

Avere poi in mano uno strumento per dialogare con chi organizza l’evento è molto importante sia in tempo reale per porre rimedio ad eventuali problemi sia a posteriori per avere un feedback utile per migliorare.

Inoltre, grazie alla possibilità di interagire tramite l’applicazione con gli altri partecipanti, come già indicato si creano occasioni di business e networking particolarmente interessanti: ci si può dare appuntamento in maniera molto più semplice e immediata, oppure si può fare una prima scrematura degli interlocutori in base ai loro interessi, e il momento del confronto “di persona” diventa più utile ed efficace perché è già stato in qualche modo preparato.

Se non tutti hanno a disposizione il proprio smartphone, potrebbe essere utile averne alcuni da distribuire all’evento, così come nei musei si distribuiscono le guide audiovideo (spesso iPod modificati).

Infine, una raccomandazione per chi organizza questo genere di eventi: un servizio di powerbank di cortesia già pronti all’uso (magari brandizzati e – nel caso – da lasciare come cadeau) e la presenza di punti di ricarica di facile accesso potrebbe essere particolarmente apprezzato dai partecipanti, che vi ringrazieranno per non averli lasciati a secco e anzi, averli aiutati nel momento del bisogno!